Das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie – kurz DiRUG – sollte ab dem 1. August 2022 die Online-Gründung einer GmbH und Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), kurz UG, ermöglichen. Die notarielle Beurkundung konnte nach dem damaligen Konzept per Videokommunikation erfolgen. Das Verfahren war jedoch an technische, identitätsbezogene und inhaltliche Voraussetzungen gebunden. Insbesondere waren Bargründungen erfasst; Sacheinlagen und andere Gesellschaftsformen gehörten nach dem damaligen Rechtsstand noch nicht zum Anwendungsbereich.
Dieser Beitrag wurde am 11. Mai 2022 veröffentlicht und beschreibt die geplante Rechtslage zum Start des Online-Verfahrens am 1. August 2022. Er ist keine aktuelle Anleitung für eine heutige GmbH-Gründung.
1. Was regelte das DiRUG?
Mit dem Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie setzte der deutsche Gesetzgeber Vorgaben der Europäischen Union zur Digitalisierung des Gesellschaftsrechts um.
Ziel war es, Gründungen und registerbezogene Verfahren einfacher, schneller und kostengünstiger zu machen. Ein zentraler Baustein war die Möglichkeit, eine GmbH oder UG künftig auch online zu gründen und die damit verbundenen Urkunden sowie Informationen digital zum Handelsregister einzureichen.
Die Online-Gründung sollte damit eine zusätzliche Möglichkeit neben dem klassischen Präsenzverfahren schaffen. Der Notar und die Gründer mussten sich nicht mehr zwingend persönlich in einem gemeinsamen Raum treffen.
2. GmbH-Gründung im Präsenzverfahren vor dem 1. August 2022
Vor dem Start des Online-Verfahrens mussten Gründer grundsätzlich persönlich oder durch einen Vertreter zu einem Notar kommen, um den Gesellschaftsvertrag beurkunden zu lassen.
Im Präsenztermin übernahm der Notar unter anderem folgende Aufgaben:
- Prüfung der gesellschaftsrechtlichen Voraussetzungen,
- Prüfung der Identität und Vertretungsberechtigung der Beteiligten,
- Erfüllung gesetzlicher Identifizierungs-, Mitteilungs- und Anzeigepflichten,
- Verlesung der Niederschrift,
- Beurkundung des Gründungsprotokolls und des Gesellschaftsvertrags,
- Aufnahme erforderlicher Gesellschafterbeschlüsse,
- elektronische Einreichung der Gründungsunterlagen beim Handelsregister.
Mit dem DiRUG trat neben dieses Präsenzverfahren die Möglichkeit einer virtuellen Beurkundung.
3. Online-Gründung von GmbH und UG per Videokommunikation
Ab dem 1. August 2022 sollte es möglich sein, den Gesellschaftsvertrag und bestimmte im Zusammenhang mit der Gründung gefasste Gesellschafterbeschlüsse per Videokommunikation zu beurkunden.
Der Notar und die Gründer mussten sich dann nicht mehr zwingend persönlich begegnen. Der Beurkundungstermin konnte grundsätzlich vollständig virtuell durchgeführt werden.
Eine sogenannte gemischte Beurkundung blieb ebenfalls möglich. Einzelne Gründer konnten an der Online-Beurkundung teilnehmen, während andere Gesellschafter gleichzeitig bei einem Notar vor Ort erschienen.
Das konnte insbesondere dann praktisch sein, wenn sich die Beteiligten an unterschiedlichen Orten befanden oder einzelne Personen die technischen Voraussetzungen für die Online-Teilnahme nicht erfüllten.
4. Für welche Gesellschaften galt das Online-Verfahren?
Nach dem damaligen Rechtsstand war das Online-Verfahren auf die Gründung einer GmbH und einer Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), also einer UG, beschränkt.
Andere Rechtsformen waren zunächst nicht in gleicher Weise erfasst. Dazu gehörten insbesondere:
- Aktiengesellschaften,
- Personenhandelsgesellschaften,
- sonstige Personengesellschaften.
4.1 Grundsätzlich nur Bargründungen
Die Online-Gründung war nach dem damaligen Konzept nur für Bargründungen vorgesehen. Eine GmbH-Gründung mit Sacheinlagen konnte nicht im selben Umfang online durchgeführt werden.
Bei einer Bargründung wird das Stammkapital in Geld erbracht. Bei einer Sacheinlage werden dagegen Vermögensgegenstände, Rechte oder andere nicht in Geld bestehende Werte eingebracht. Die Prüfung solcher Einlagen ist regelmäßig komplexer und wurde deshalb zunächst nicht in das Online-Verfahren einbezogen.
4.2 Vereinfachte Gründung mit Musterprotokoll
Auch die vereinfachte Gründung unter Verwendung eines Musterprotokolls sollte im Online-Verfahren möglich sein, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt waren.
Ob ein Musterprotokoll für die konkrete Gründung ausreicht, hängt jedoch von der Anzahl der Gesellschafter, der Organisationsstruktur und den individuellen Regelungsbedürfnissen ab. Bei mehreren Gesellschaftern oder besonderen Interessen kann ein individuell gestalteter Gesellschaftsvertrag sinnvoller sein.
5. Zuständiger Notar und technischer Ablauf
5.1 Welcher Notar war zuständig?
Für das Online-Verfahren galt nach dem damaligen Rechtsstand grundsätzlich das Amtsbereichsprinzip. Zuständig waren Notare, in deren Amtsbezirk sich insbesondere befand:
- der Sitz der zu gründenden Gesellschaft,
- der Sitz einer betroffenen Zweigniederlassung bei einer Gesellschaft mit Sitz im Ausland,
- der Wohnsitz oder Sitz eines Gesellschafters.
Nur ausnahmsweise konnte ein Notar außerhalb seines Amtsbereichs tätig werden, wenn besondere berechtigte Interessen der Beteiligten dies erforderten.
5.2 Plattform der Bundesnotarkammer
Für Online-Beurkundungen durfte nicht beliebig auf Videokonferenzsysteme wie Zoom oder Teams zurückgegriffen werden. Das technische Verfahren sollte über die von der Bundesnotarkammer bereitgestellte Plattform erfolgen.
Die Plattform sollte insbesondere ermöglichen:
- sichere Registrierung der Beteiligten,
- Identitätsfeststellung,
- Videokommunikation mit dem Notar,
- elektronische Unterzeichnung der Urkunde,
- sichere Übermittlung der Urkunden und Registeranmeldungen.
6. Identitätsprüfung und elektronische Signatur
Die Beteiligten mussten sich zunächst auf der Plattform der Bundesnotarkammer registrieren und anmelden. Für die Identifizierung war ein eID-fähiges Ausweisdokument mit elektronischem Identitätsnachweis erforderlich.
Nach dem damaligen Konzept konnte die Ausweisfunktion über ein Smartphone und eine dafür vorgesehene Anwendung genutzt werden. Zusätzlich stellte der Notar die Identität der Beteiligten im Videotermin durch die Inaugenscheinnahme des amtlichen Lichtbildausweises fest.
Während des Beurkundungstermins mussten alle Beteiligten sichtbar und hörbar sein. Der Notar verlas die Urkunde. Anschließend unterzeichneten die Gründer das elektronische Dokument mit einer elektronischen Signatur des erforderlichen Sicherheitsniveaus.
Das elektronische Dokument bildete anschließend die elektronische Urschrift. Der Notar übernahm die weiteren Schritte, insbesondere die Anmeldung der GmbH-Gründung zum Handelsregister und die Übermittlung der Eintragungsmitteilung.
7. Wann konnte der Notar die Online-Beurkundung ablehnen?
Die Digitalisierung sollte die Qualität und Sicherheit der notariellen Beurkundung nicht beeinträchtigen. Der Notar konnte die Online-Beurkundung daher ablehnen, wenn er seine Amtspflichten auf diesem Weg nicht ordnungsgemäß erfüllen konnte.
Das betraf insbesondere Fälle, in denen:
- die Identität einer beteiligten Person nicht sicher festgestellt werden konnte,
- Zweifel an der Rechtsfähigkeit bestanden,
- Zweifel an der Geschäftsfähigkeit bestanden,
- die technische Kommunikation nicht zuverlässig funktionierte,
- Beteiligte nicht durchgehend sichtbar oder hörbar waren,
- andere Umstände gegen eine sichere Beurkundung sprachen.
In solchen Fällen blieb der Rückgriff auf das klassische Präsenzverfahren möglich und nach der damaligen Konzeption teilweise notwendig.
8. Die wichtigsten praktischen Stolpersteine
8.1 Erforderliches eID-Dokument
Eine zentrale Hürde war die zwingende Verwendung eines eID-fähigen Ausweisdokuments mit einem elektronischen Identitätsnachweis auf dem erforderlichen Sicherheitsniveau.
Wer über kein geeignetes Dokument verfügte oder die erforderliche Funktion nicht nutzen konnte, konnte nach dem damaligen Rechtsstand nicht ohne Weiteres am deutschen Online-Verfahren teilnehmen.
Es blieb dann die Möglichkeit,
- persönlich in einem deutschen Notariat zu erscheinen,
- sich vertreten zu lassen,
- oder eine Beurkundung bei deutschen Konsularbeamten im Ausland zu prüfen.
8.2 Technische Voraussetzungen
Neben dem Ausweisdokument waren eine geeignete technische Ausstattung, eine stabile Internetverbindung und die Nutzung der vorgesehenen Anwendung erforderlich.
Kamera- oder Tonprobleme konnten den Ablauf unterbrechen. Wenn ein Beteiligter nicht mehr sichtbar oder hörbar war, konnte die Beurkundung nach der damaligen Konzeption unterbrochen, wiederholt oder beendet werden müssen.
8.3 Sacheinlagen und komplexe Gründungen
Bei Sacheinlagen oder individuell komplexen Gründungsstrukturen war die Online-Gründung nach dem damaligen Rechtsstand nicht in gleicher Weise verfügbar. Gründer mussten daher vorab klären, ob ihre geplante Gesellschaft tatsächlich in den Anwendungsbereich des Verfahrens fiel.
8.4 Grenzüberschreitende Gründungen
Für ausländische Gründer konnte das Online-Verfahren Reisewege reduzieren. Gleichzeitig konnte gerade die Identifizierung mit einem geeigneten eID-Dokument zum praktischen Hindernis werden.
9. Was bedeutete die Online-Gründung für Gründer und Unternehmen?
Die Online-Gründung sollte den Zugang zum deutschen Gesellschaftsrecht erleichtern. Gründer konnten den Notartermin grundsätzlich virtuell wahrnehmen und mussten nicht zwingend persönlich nach Deutschland reisen.
Das war insbesondere für international tätige Unternehmen und ausländische Gesellschafter von Bedeutung. Auch während der Covid-19-Pandemie konnte ein digitales Verfahren dazu beitragen, persönliche Kontakte und Reisewege zu reduzieren.
Aus Sicht der Autoren war die Online-Gründung ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung des Gesellschaftsrechts. Zugleich wurde kritisiert, dass das Verfahren zunächst nur schrittweise und unter engen Voraussetzungen eingeführt wurde.
Als weitere wünschenswerte Digitalisierungsschritte wurden unter anderem genannt:
- vollelektronische Gewerbe- und Handelsregisteranmeldungen,
- digitale Kommunikation mit Behörden und Gerichten,
- digitale Prozesse gegenüber Banken und Versicherungen,
- durchgehend mehrsprachige Online-Portale,
- eine stärkere Berücksichtigung internationaler Gründer.
Beratung zur GmbH- und UG-Gründung
Stroschein & Makowka berät Gründer, Gesellschafter und Unternehmen insbesondere bei:
- der Wahl zwischen GmbH, UG und anderen Rechtsformen,
- der Gestaltung von Gesellschaftsverträgen,
- Bargründungen und Sacheinlagen,
- Gesellschaftervereinbarungen,
- internationalen Gründungsvorhaben,
- digitalen und grenzüberschreitenden Gründungsprozessen,
- Fragen des Handels- und Gesellschaftsrechts.
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Häufige Fragen
Kann man eine GmbH online gründen?
Nach dem im Beitrag dargestellten DiRUG-Rechtsstand sollte die notarielle Gründung einer GmbH per Videokommunikation ab dem 1. August 2022 möglich sein. Dieser Beitrag beschreibt den Stand der Veröffentlichung vom 11. Mai 2022 und ist keine aktuelle Verfahrensanleitung.
Kann man auch eine UG online gründen?
Ja, die Online-Gründung sollte nach dem damaligen Konzept auch für die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), kurz UG, eröffnet werden.
Braucht man für die Online-Gründung einen Notar?
Ja. Die Online-Gründung ersetzt die persönliche Begegnung, nicht aber die notarielle Beurkundung. Der Notar führt weiterhin die gesetzlich vorgesehenen Prüfungen und Beurkundungshandlungen durch.
Muss man für eine Online-Gründung persönlich zum Notar reisen?
Nach dem damaligen Konzept sollte der Beurkundungstermin per Videokommunikation möglich sein. Eine persönliche Reise war grundsätzlich nicht erforderlich, sofern die gesetzlichen, technischen und identitätsbezogenen Voraussetzungen erfüllt waren.
Kann man eine GmbH mit Sacheinlage online gründen?
Nach dem im Beitrag beschriebenen Rechtsstand war das Online-Verfahren zunächst auf Bargründungen konzentriert. GmbH-Gründungen mit Sacheinlagen waren danach zunächst nicht in gleicher Weise online möglich.
Können mehrere Gründer an verschiedenen Orten teilnehmen?
Eine gemischte Beurkundung sollte es ermöglichen, dass einzelne Beteiligte online und andere Beteiligte bei einem Notar vor Ort teilnehmen. Die konkrete Zulässigkeit hing von den gesetzlichen und technischen Voraussetzungen ab.
Welcher Notar ist für die Online-Gründung zuständig?
Nach dem damaligen Rechtsstand richtete sich die Zuständigkeit grundsätzlich nach dem Amtsbereich des Notars, insbesondere nach dem Sitz der Gesellschaft oder dem Wohn- bzw. Sitz eines Gesellschafters. Die jeweils geltende notarielle Zuständigkeitsregelung sollte vor der Beurkundung geprüft werden.
Was passiert, wenn kein eID-fähiges Ausweisdokument vorhanden ist?
Nach dem damaligen Konzept konnte die Online-Teilnahme ohne ein geeignetes eID-fähiges Ausweisdokument scheitern. Dann blieben je nach Einzelfall das Präsenzverfahren, eine Vertretung oder eine konsularische Beurkundung als mögliche Alternativen.